Zielgruppe
Administratoren und Mitarbeiter in Behörden, die mit der Verwaltung von Waffen-, Sprengstoff- und Jagddokumenten befasst sind.
Lernziele
Die Teilnehmer erlernen die Handhabung und Integration von DMS in die spezialisierte Verwaltung von Waffen-, Sprengstoff- und Jagddokumenten, verbessern ihre Fähigkeiten in der digitalen Dokumentenverwaltung und erfahren, wie sie ihre Arbeitsabläufe durch den Einsatz von DMS effizienter gestalten können.
Agenda
Konfiguration der DMS-Schnittstelle
- Überblick über die Konfigurationsmöglichkeiten und Optionen der DMS-Schnittstelle.
Dokumentenerstellung
- Anleitung zum Erstellen und Hinzufügen von Dokumenten im DMS, inklusive Formatierung und Einbettung von Medien.
Bearbeitung von Dokumenten
- Techniken zur Bearbeitung und Aktualisierung von bestehenden Dokumenten und Metadaten im System.
Suchfunktionen im DMS
- Einsatz effektiver Suchmethoden zur schnellen Lokalisierung von Dokumenten im DMS.
Dokumente scannen und integrieren
- Verfahren zum Scannen physischer Dokumente und deren Integration in das digitale Archiv.
Speicherung von Dokumenten beim Drucken
- Einrichtung des DMS zur automatischen Speicherung von Dokumenten im Moment des Druckens.
Datenabgleich mit dem zentralen DMS
- Methoden zum Abgleich von Daten zwischen lokalen und zentralen DMS-Systemen zur Sicherstellung von Aktualität und Redundanz.
Dokumentenmanagementsysteme in der Praxis
- Einsatz und Bedienung von etablierten DMS-Systemen am Beispiel von enaio, KomXwork, d.3 und CC ECM.